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QUE FAIT L’APPLICATION « FOLLOW UPPROCUREMENT » ?
En droite ligne avec les reformes du système des Marchés Publics inscrites dans le Décret N°2018/366 du 20 Juin 2018 portant Code des Marchés Publics, le Ministère des Marchés Publics conformément aux dispositions de l’article 50 du Décret cité plus haut, s’est engagé pour la modernisation de la programmation, du suivi, l’évaluation, le contrôle de la passation, de l’exécution et de la gouvernance des projets de l’investissement publics en faisant recours aux Technologies de l’information et de la Communication.
De nombreuses explorations ont permis de mieux développer plusieurs modules tels que ceux assurant la programmation, le suivi et le contrôle de l’exécution, d’avoir des informations sur le statut des entreprises, le contrôle du travail des cadres du MINMAP intervenant dans les Commissions de Passation des Marchés.
La concrétisation de cette idée donnera lieu à une application dénommée « FOLLOW UP PROCUREMENT ».
« FOLLOW UP PROCUREMENT » est une plateforme intelligente de Programmation, de Suivi, de Contrôle t d’Eévaluation de la Passation et de l’Exécution des Marchés Publics, qui permettra d’obtenir en temps réel des informations sur la passation et sur l’exécution des Marchés Publics au niveau de chaque Autorité Contractante, dans chaque commune, dans chaque Département, dans chaque Région,chaque commission centrale de Passation des Marchés et même des donnéesagrégées au niveau national ;
Elle permet deprocéder aisément à l’actualisation et à la mise à jour de la banque desdonnées sur les Marchés Publics, facilitant ainsi l’élaboration et la productionà moindre efforts des rapports périodiques.
Sur le plan statistique, l’application permet unecollecte systématique des informations sur la passation et l’exécution desMarchés, l’harmonisation dans la présentation des données facilitant ainsi l’agrégationet la comparabilité. L’applicationrésume donc ainsi les différentes missions régaliennes du MINMAP relevées dans leDécret N° 2018/366 du 08 Juin 2018 portant Code des Marchés Publics.
« FOLLOW UP PROCUREMENT », est un outil d’aide à la décision pour l’Autorité desMarchés Publics; elle permet d’informer en temps réel sur toute l’activité des MarchésPublics sur l’étendue du territoire national, d’uniformiser les basesd’évaluation de contrôle de la passation et de l’exécution des projets.
Elle fournit enoutre un ensemble d’indicateurs sur les Marchés lancés, attribués, signés, encours d’exécution ou réceptionnés, résiliés, abandonnés, le nombre d’autorisations exceptionnelles effectif(gré à gré, Régie etc..), illustrés par des tableaux et des graphiques.
« FOLLOW UP PROCUREMENT », est un produit du Ministère des Marchés Publics, au regard de l’important apport de son propre personnel comme indiqué plus haut.
Application réseau déployée sur un serveur distant hautement sécurisé et accessible à travers internet, « FOLLOW UPPROCUREMENT » a été mise en ligne depuis le mois de mai 2021. On peut y accéder à travers Internet dans n’importe quelle Région du territoire national par le lien (nom du domaine)
Cette application a donc un fort impact dans le travail quotidien de tous les acteurs du système Camerounais des Marchés Publics qui y interviendront, mais également sur l’optimisation des performances des services techniques du MINMAP et en conséquence sur l’atteinte des objectifs du Gouvernement.
La Région de l’Ouest ayant été choisie par l’équipe du projet comme pool principal d’expérimentation de « FOLLOWUP PROCUREMENT », Aussi retrouve-t-on essentiellement dans la plate forme, les données réelles des phases de la passation et de l’exécution de cette circonscription administrative pour le compte de l’exercice 2021. Ce qui a permis d’obtenir des résultats satisfaisants dans le contrôle de la passation dans certaines Commissions de Passation des Marchés tout en faisant ressortir Sur un tableau de bord la performance des acteurs en charge de ce secteur et la quasi-totalité des goulots d’étranglement enregistrés lors de cette phase.
Des alertes de dysfonctionnement sont générées par le système dans l’optique d’y remédier dans les délais.
En observant de près de ce qui est présenté dans le tableau ci-dessous L’application « FOLLOW UP PROCUREMENT », pourra apporter, des solutions pratiques permettant à L'Autorité chargée des Marchés Publics d’assurer avec efficacité et efficience l’organisation et le bon fonctionnement du système des Marchés Publics tout en lui réservant le droit en tant que de besoin de s'auto saisir pour sanctionner une procédure comme le déclinent si bien les dispositions de l’article 50 du Décret N°2018/366 du 20 Juin 2018 portant Code des Marchés Publics.
TABLEAU RECAPITULANT LES AVANTAGES DE L’APPLICATION « FOLLOWUP PROCUREMENT »POUR LE MINMAP
A TRAVERS FOLLOW UP NOUS AVONS
01 La facilitationet la célérité dans la programmation des Marchés, ainsi que la prise en comptede tous les marchés à programmer en cours d’exercice facilitant ainsi lamise à jour du journal de programmation ;
02 la mise en œuvre du respect de la circulaire N°002/CAB/PM du 31 janvier 2011 relative àl’amélioration de la performance du système des Marchés Publics qui prescritentre autres au point III.1 :de respecter les chronogrammes depassation des marchés préalablement établis sur la base des étapes et délaisrèglementaires en faisant ressortir les performances de chaque AutoritéContractante ;
03 le Suivi du contrôle de la passation des Marchés Publics et à la transmission instantanée de toutes lesinformations liées à laphase de la passation à la hiérarchie avec pièces justificatives à l’appui, générant ainsi un archivage électronique desdocuments ;
04 le Contrôle rapide de la Passation des Marchés Publics pour intervenir en temps réelauxdifférents manquements identifiés ;
05 optimiser les performances de contrôle de l’exécution et le suivi des entreprisestout en centralisant les données de contrôle tel queprescrit dans la feuille de route du premier Ministre Chef du Gouvernement etmise en œuvre par la Lettre Circulaire N°000006/LC/PR/MINMAP/CAB/ du 17 Août2021 clarifiant le contrôle de passation des Marchés Publics et précisant lesmodalités de son exercice auprès des Maitre d’Ouvrage et Maîtres d’OuvrageDélégués ;
06 la génération automatiqueet rapide des statistiques de la passation et de l’exécution desmarchés publics que ce soit dansune commune, dans un département, dans une région ou au niveau national ;
07 l’harmonisationautomatique des fiches de contrôle de passation, des fiches de contrôle de l’exécution, des matrices statistiquesdepassation etd’exécution des marchés, bref de tousles outils nécessaires pourl’exécution des différentes tâches opérationnelles ;
08 la synthétisation automatique des données provenant des différentes structures du Ministère afind’obtenir un rapport annuel des activités à temps ;
09 L’archivage électronique et systématique detoute la liasse documentaire issue des phases de passation et d’exécution ;
10 L’émission des alertes automatiques par lesystème dénonçant des dysfonctionnements dans les procédures en vue depermettre une action urgente ;
11 Elaboration automatique d’un tableau de bordfaisant ressortir la situation à date de la passation et de l’exécution de mêmeque des autorisations spéciales signées par l’autorité des marchés et biend’autres informations utiles ;
12 Production automatique des états sur lesentreprises adjudicataires et leurs nombre exact des marchés réalisés dans leterritoire national au cours d’un exercice pour leur meilleur évaluation ;
13 liaison établie avec le site Internet del’Agence de Régulation des Marchés Publics assurant la régularité des différentespublications tout en faisant ressortir des écarts entre la publication faitespar les Maitres d’Ouvrage et celles du journal de Marchés ;
14 Tous les actes signés du MINDEL sont introduits dans l’applicationfacilitant ainsi leur suivi (Confère tableau de bord) et leur implémentation ausystème des marchés Publics ;
15 Possibilité de retrouver les informationssur les projets et la documentation des marchés des exercices antérieurs(archivage numérique des documents) ;
16 Possibilité de procéder en l’évaluation sur lapérennité des ouvrages réalisés au cours des années antérieures à traversl’analyse des prives de vue et la géolocalisation faite après réception définitivedes travaux ;
17 Présence d’une géolocalisation en vue delocaliser effectivement tous les sites des travaux réalisés au cours d’unexercice et de voir le niveau réel d’exécution d’un projet et s’assurer de la présenceeffective des contrôleurs de l’exécution sur le terrain ;
18 évaluation automatique des acteurs de lachaine de passation et même d’exécution en faisant ressortir les différentsgoulots d’étranglement enregistrés au cours d’un exercice permettant ainsi àl’Autorité des Marchés d’interpeller les responsables rendus coupables de cesmanquements ;
19 Production automatique de plan de passation,de plan de charge prévisionnel de trésorerie à une période donnée pour le suividu MINMAP jusqu’au paiement des prestation
20 Classement des entreprises adjudicataires enfonction des prestations au cours d’un exercice, créant ainsi une émulation ausein des groupements des entreprises
21 Production d’un portefeuille des entreprisesadjudicataires accompagnés de leurs différents chiffres d’affaires réalisé etde leur situation disciplinaire au cours d’un exercice conformément auxdispositions des articles 184 et 185 duCode des Marchés Publics ;
22 Visibilité par la hiérarchie du lieud’exécution des entreprises adjudicataires à travers la géolocalisation.Elément important pour l’évaluation des installations des chantiers descocontractants et l’effectivité du niveau d’exécution, etc
23 l’application FOLLOW UP PROCUREMENT offre aux Maitres d’Ouvrage et Maîtred’Ouvrage Délégué la possibilité ses projets conformément aux dispositions del’article 59 du Code des Marchés Publics ;
POUR LE MINFI
24 l’application FOLLOW UP PROCUREMENT assure au Contrôleur Financier, le respect des délais règlementaires enrapport avec l’apposition des visas sur les différents contrats conformémentaux dispositions de la circulaire de la loi des finances prescrivant les délaisd’apposition du visa budgétaire sur les contrats ;
25 FOLLOWUP PROCUREMENT assure au Chef de Centre des Impôts, nonseulement la possibilité de simulationet même la maitrise de l’enregistrement des contrats, mais surtout pour lesuivi à travers le portefeuille des entreprises cocontractantes, du chiffred’affaires réalisé par celles-ci au cours d’un exercice lui permettant d’améliorerle système d’imposition basé sur les declarations des entreprises en conformitéavec le chiffres d’affaires reel de ceux-ci ;
26 FOLLOW UP PROCUREMENT assure au Trésorier Payeur Général d’avoir automatiquement la liasse documentaire issue de la phase de l’exécution notammentcelle liée au paiement des prestations effectivement réalisées, et laproduction d’un plan de charge prévisionnel de trésorerie leur permettant defaire un appel de fonds au profit des entreprises adjudicataires à une périodedonnée ;
27 FOLLOW UP PROCUREMENT assure la mise en œuvre du point 417 de laCirculaire N°00000242/C/MINFI du 30 Décembre 2020 Portant Instructions relatives à l'Exécution des Lois de Finances, au Suivi etau Contrôle de l'Exécution du Budget de l'Etat et des Autres Entités Publiques pour l'Exercice 2021 qui stipule que : « Lesuivi-évaluation est un instrument de gestion de l'investissement public. II permet, d'une part, de s'assurer de la bonne exécution des projets et, d'autre part, de veiller à ce queles opérations réalisées correspondent aux objectifsvisés. Sur un plan pratique, le contrôle et le suivi de L’exécution doivent s'effectuer en étroite collaboration entre le MINFI, le MINEPAT, le MINDDEVEL et le MINMAP tant au niveau central qu'au niveau déconcentré » ;
28 FOLLOW UP PROCUREMENT assure non seulement le suivi et l’évaluation du BIP, une programmation aiséeet à moindre coût des projets d’investissement publics mais surtout la mise en œuvre du respect de la circulaire N°002/CAB/PM du 31 janvier 2011 relative àl’amélioration de la performance du système des Marchés Publics qui prescritentre autres au point III.1 :de respecter les chronogrammes depassation des marchés préalablement établis sur la base des étapes et délaisrèglementaires en faisant ressortir les performances de chaque AutoritéContractante ;
29 FOLLOW UP PROCUREMENT assure pourle MINEPAT, la mise en œuvre du point 417 de la Circulaire N°00000242/C/MINFIdu 30 Décembre 2020 Portant Instructionsrelatives à l'Exécution des Lois de Finances, au Suivi et au Contrôle de l'Exécution duBudget de l'Etat et des Autres EntitésPubliques pour l'Exercice 2021 ;
30 En tant que ministere de l’investissement,FOLLOW UP PROCUREMENT assure au MINEPATd’avoir une visibilité sur les projets executés sur autres financement del’Etat ;
POUR L’INSTITUT NATIONAL DE LA STATISTIQUE
31 FOLLOW UP PROCUREMENT permet à l’institut National de la Statistiqued’avoir en temps réel toutes les statistiques liées à l’investissement publics liéesaux Marchés Publics et leur exploitation efficiente ;
POUR LE MINDDEVEL
32 FOLLOW UP PROCUREMENT assure le suivi et l’évaluation de tous lesprojets dont les ressources ont fait l’objet de transfert auprès deCollectivités Territoriales Décentralisées et le suivi de l’execution de cesprojets par Maître d’Ouvrage au cours d’un exercice permettant ainsi leursévaluations ;
33 FOLLOW UP PROCUREMENT assure pour le MINDDEVEL, la mise en œuvredu point 417 de la Circulaire N°00000242/C/MINFI du 30 Décembre 2020Portant Instructions relatives à l'Exécution des Lois de Finances, au Suivi etau Contrôle de l'Exécution du Budget de l'Etat et des Autres Entités Publiques pour l'Exercice 2021 ;
34 FOLLOW UP PROCUREMENT assure au MINDDEVEL, le suivi et l’évaluation de tous les projets financés parle FEICOM aupres des Collectivités Territoriales Décentralisées et leur exécutionpar Maître d’Ouvrage au cours d’un exercice ;
POUR LE FEICOM
35 FOLLOW UP PROCUREMENT assure au FEICOM, le suivi et l’évaluation de tousles projets financés par ses soins et leur exécution par Maître d’Ouvrage aucours d’un exercice, lui permettantainsi de proceder à leurs évaluations en temps réel ;
POUR LE MINAT
36 FOLLOW UP PROCUREMENT assure à toutes les autoritésadministratives, le suivi etl’évaluation de tous les projets inscrits dans leur territoire de commandement respectif de manière progressive. Se présentant ainsicomme outil important pour les cadres de concertation qu’ils président ;
POUR LE MINJUSTICE (TRIBUNAL CRIMINEL SPECIAL),
LE CONSUPE et LA CONAC
37 FOLLOW UP PROCUREMENT assure la collecte aisée des Informationssur les projets réalisés au cours d’un exercice et leur archivage, etl’obtention en temps réel des documents nécessaires pour le bon suivi desprojets et l’examen des cas litigieux et dénonciations éventuelles. Ce quiapparait comme un gage pour la gouvernance dans le secteur des Marchés Publics ;
POUR LES ELUS LOCAUX
38 FOLLOW UP PROCUREMENT assure aux élus locaux, le suivi de l’actiongouvernementale par rapport à l’investissement dans leurs circonscriptionsrespectives voire, dans le territoire national ;
POUR LES INGENIEURS DE L’ETAT
(MINTP, MINDUH, MINEE, MINADER, MINDCAF,MINSANTE, MINDEF)
39 FOLLOW UP PROCUREMENT assure aux ingénieurs de l’Etatl’effectivité des contrôles de l’exécution des prestations, le travail en étroitecollaboration avec tous les acteurs de la chaine de l’exécution afin des’accorder sur la qualité et le niveau réel des prestations nécessaire pour l’élaborationdes attachements, évitant ainsi le paiement des prestations non validées ;
POUR LES ORGANISATIONS DE LA SOCIETE CIVILE
40 FOLLOW UP PROCUREMENT facilite aux Organisations de la Société Civile,le suivi effectif de l’investissement Public dans notre pays leurs permettantde faire des rapports objectifs à qui de droit.
Au regard de ce qui est fait jusqu’ici pour le projet « FOLLOWUP PROCUREMENT », il convient de relever l’important apportqu’apporte cet outil dans la réforme du système des Marchés Publics de notrepays.
En mettant cet instrument innovateur à la dispositiondu MINMAP en particulier et de l’Etat en général, son déploiement dans tous les services opérationnels dans les meilleurs délais permettra de touteévidence de révolutionner le système des Marchés Publics.
Les points 49et 50 de la SND30 tels que l’insuffisanced’accès à l’information sur les Marchés Publics, la persistance des problèmesrelatifs aux procédures de passation des marchés (lenteurs administratives,faible responsabilisation des maîtres d’ouvrage, etc.) ayant entrainé desretards dans le démarrage et la qualité d’exécution de plusieurs projetstrouveraient des solutions dans « FOLLOW UP PROCUREMENT ». Cequi donnera au secteur névralgique des Marchés Publics dans notre pays, un coupd’accélérateur non seulement dans l’amélioration de la qualité des contrôles(Passation et Exécution) de la compétitivité des entreprises, mais surtout dans sa gouvernance.
Liste des équipes et des intervenants
Développeurs :